Franchising steht für die Multiplikation eines erfolgreichen und erprobten Geschäftskonzeptes. Voraussetzung für die Multiplikation ist die Standardisierung gemäß dem Motto „standardisieren – dokumentieren – multiplizieren“. Mit dem Niederschreiben des System-Know-hows in einem Franchise-Handbuch wird der notwendige Standardisierungsgrad in einem Franchise-System erreicht.
Was hat der Franchise-Nehmer davon? Vor dem Standardisieren steht die Phase der Pilotierung eines Franchise-Systems – das Austesten, welche Faktoren Erfolgsfaktoren sind und ob der einzelne Franchise-Nehmer mit seinem aktiven Einsatz und der systemkonformen Umsetzung ebenfalls erfolgreich sein kann. Sind die Erfolgsfaktoren identifiziert, müssen diese abstrahiert / standardisiert werden, damit diese personenunabhängig und damit multiplizierbar werden. Auf diesen Standardisierungsgrad eines Franchise-Systems vertraut der Franchise-Interessent, wenn er sich entschließt Franchise-Nehmer zu werden. Er bringt seine Arbeitskraft, sein Kapital, seine Motivation in die Franchise-Partnerschaft ein und bezahlt eine einmalige Einstiegsgebühr und eine laufende Franchise-Gebühr für systemtypisches Know-how, das ihm einen Wettbewerbsvorsprung ermöglicht. Know-how ist jedoch nicht gleich Know-how! Das systemspezifische Know-how eines Franchise-Systems muss – gemäß der europäischen Gruppenfreistellungsverordnung für vertikale Vertriebsbindungen, die den rechtlichen Rahmen in Europa setzt – als System-Know-how identifiziert, bedeutsam und für den Franchise-Nehmer nützlich sein. Die Know-how-Dokumentation eines Franchise-Systems umfasst detailliertes Anwendungswissen im Franchise-Handbuch und ergänzende Instrumente zur Umsetzung im systemeigenen Intranet. Franchise-Vertrag, Franchise-Handbuch und Intranet ergänzen einander:
- Franchise-Vertrag: Der Franchise-Vertrag ist die juristische Formulierung der Rechte und Pflichten zwischen Franchise-Geber und Franchise-Nehmer.
- Franchise-Handbuch: Das Handbuch ist eine praxisorientierte Darstellung der Rechte und Pflichten. Das dokumentierte Anwendungs-know-how dient dem Franchise-Nehmer zur systemkonformen Umsetzung des Franchise-Konzeptes und des Betriebstyps an seinem Standort.
- Intranet: Alle Instrumente für das daily business des Franchise-Nehmers – etwa Muster, Vorlagen, Formulare, Checklisten, aber auch Bestellmöglichkeiten und aktuelle Termine – werden im Intranet zur Verfügung gestellt.
Die Hauptleistungsverpflichtungen der Franchise-Partnerschaft regelt der Franchise-Vertrag, die Nebenleistungsverpflichtungen sind ausführlich im Franchise-Handbuch beschrieben. Das Franchise-Handbuch ist Vertragsbestandteil, hat jedoch den Vorteil, dass es (im Gegensatz zum Franchise-Vertrag) einseitig vom Franchise-Geber verändert werden darf. Dies ist notwendig, um die laufende Weiterentwicklung und Optimierung eines Franchise-Systems in der Know-how-Dokumentation spiegeln zu können. Warum stellt die Know-how-Dokumentation einen Wettbewerbsvorsprung für Franchise-Nehmer dar? Weil der Franchise-Nehmer – als Teil eines Netzwerkes – auf Erfahrungen anderer zurückgreifen und so Fehlerquellen vermeiden kann. Gerade in der Startphase eines Unternehmens müssen Entscheidungen getroffen werden, die langanhaltende Auswirkungen auf den wirtschaftlichen Erfolg haben (etwa in Bezug auf Finanzierung, Wirtschaftsplanung, Standort, Sortiment, Mitarbeiter, Marketing… ). Der Spruch „auf dem Weg zur Erfahrung gibt es keine Abkürzung“ trifft auf Franchise-Nehmer nur bedingt zu, denn die Abkürzung gelingt mittels der Know-how-Dokumentation. Das Wissen Vieler wird dem Einzelnen zur Verfügung gestellt. So kann der Franchise-Nehmer gerade zu Beginn der Franchise-Partnerschaft einen rascheren Start hinlegen und Stolpersteine vermeiden. Das Wissen aus der Know-how-Dokumentation und eine tiefgreifende Grundschulung sind dafür das Rüstzeug. Auf die arbeitsintensive Eröffnung folgt die Phase der laufenden Franchise-Partnerschaft. Der Franchise-Partner bringt sein Wissen und seine Erfahrungen vor Ort in das System ein (etwa über Arbeitskreise bzw. den Beirat) und profitiert von den Ideen und Rückmeldungen der anderen Franchise-Partner und aus der Franchise-Zentrale. Dieser laufende Prozess der Systemoptimierung führt in Zeitabständen von 1 – 2 Jahren zu einem Aktualisierungsbedarf der Know-how-Dokumentation und der Instrumente im Intranet. Es ist die Aufgabe des Franchise-Gebers sicherzustellen, dass die Synergiemöglichkeiten in einem Franchise-System zum Nutzen aller am System beteiligten Menschen freigesetzt weden können. Synergiemöglichkeiten entstehen durch die unternehmerische Selbstständigkeit des Franchise-Nehmers und durch die Prinzipien von Gemeinsamkeit, Arbeitsteilung und Spezialisierung. Franchise-Systeme sind eine starke Gemeinschaft, in der jeder die Arbeiten erledigt, für die er in seiner Funktion spezialisiert ist; d.h. die Franchise-Zentrale schafft Entlastung in der Organisation – der Franchise-Nehmer konzentriert sich auf die Umsetzung vor Ort. Genau diese Synergiemöglichkeiten werden als Arbeitsabläufe und Prozessbeschreibungen in der Know-how-Dokumentation niedergeschrieben und tragen so zum wirtschaftlichen Erfolg des Franchise-Nehmers bei. Der Erfolg des Einzelnen macht das gesamte Franchise-System erfolgreich. Je öfter das Franchise-Konzept multipliziert wird, umso stärker werden die Marke und der Marktauftritt des Franchise-Systems. Damit steigt die Wiedererkennung bei den Konsumenten, die mit der Marke eine Erwartungshaltung verbinden, die (hoffentlich) an jedem Standort des Franchise-Systems erfüllt wird. Gemeinsamkeit macht stark! Von dieser Stärke profitieren der einzelne Franchise-Partner und auch der Franchise-Geber durch steigende Einnahmen (über die Franchise-Gebühren). Die Know-how-Dokumentation ist das Instrument der Multiplikation. Beim Schreiben wird klar, welche strategischen Lücken noch im Franchise-Konzept vorhanden sind, welche Entscheidungen gefällt weden müssen um Klarheit und Stringenz (Durchgängigkeit) zu schaffen. Der Prozess der Erstellung der Know-how-Dokumentation ist auch ein Optimierungsprozess, der eine qualitative Entwicklung des Franchise-Systems auslöst. Läuft die Multiplikation im eigenen Land erfolgreich, blicken viele Franchise-Geber über die nationale Grenze und planen die internationale Expansion. Und auch hier gilt wiederum das Prinzip „standardisieren – dokumentieren – multiplizieren“ in Hinblick auf die Erfordernisse fremder Märkte und Kulturen.
